三井ホームの打合せ記録について

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Tfamilyです!

ここのところ更新ができていませんでした。

 

更新してない間に『三井の会』というコミュニティを立ち上げたので興味のある方は是非こちらをご覧下さい。

三井の会
三井の会へようこそ!! ここでは三井ホーム施主で結成されたコミュニティー三井の会をご紹介致します。 ページ最下部には三井ホームの施主によるギャラリーも用意しております。 ご興味のある方は是非ご覧下さい。 三井の会...

 

今回は住まい計画の際に必須となる打合せ記録についてお届けしたいと思います。

短く纏めてますので現在建築中の方や打合せ中の方は是非ご覧下さい。

我が家では打ち合わせ記録なるものをもらったことが無い為、実際はどうなのかも含めお伝えできればと思います。

 

それでは早速いきましょう!!

 

打合せ記録とは

ここでいう打合せ記録とは最近多いメール等でのやりとりによるエビデンスではなく、打合せの際にその日の打ち合わせでの決定事項や約束事を複写式紙面に書き留め、同じ書面を共有するものを指します。

打合せ記録の役割

契約前であろうが、契約後であろうが、引渡し直前であろうが口頭でのやりとりではなく、起こった事を書き留め、事実や約束事を共有し計画内容に相違(考えの不一致)がない様にする為のものです。

これがあることで忘れてしまっていた事などの振り返りができます。

これは主に施主側が記録するものではなく、住宅会社側が書き留めるものとなっております。

また、議事録の内容確認の儀式が打ち合わせの最後にあるわけなんですが、最後に施主側に署名を求める会社もあるようです。

※住宅会社が打ち合わせ記録をどう捉えているか、内容がどういったものかにもよりますが施主側にサインを求めるならば都度、印紙が必要になります。その為、私自身、基本的にはお施主様には署名を求めないのが一般的なスタイルだと認識しています。

 

我が家のケーススタディ

打合せ記録(議事録)の説明を終えたところで我が家での打合せ記録の活用についてお伝えしようと思います。

結論、一度も記録のやりとりをしたことがありません。

私自身、不必要だと思った事もなければ、自分が営業マンであれば必ず用意するものだという考えです。なぜなら、お施主様の為というのもありますが、住宅会社側としてもあった方がいいに決まっているからです。

では、なぜ一度も記録のやりとりがなかったのか。

三井ホームとのやりとりを始めた頃(契約前でこれから要望を伝えるという段階)に議事録を書いて下さいと一度だけお伝えをしました。

しかしながら、その次の回で打ち合わせ記録は出て来ず、メモ書きのような書面をもらうだけでした。

その後もメモ書き(図面に手書き修正を加えたもの等)をもらう事はあっても議事録を共有する事はありませんでした。

一度お願いしたのに実行してもらえなかったという事です。

 

三井ホームは議事録を用意しないのか

そこで、三井ホーム全体で議事録なるものをそもそも共有していないのではないかと気になり、三井の会で確認をしてみました。

すると多く方は議事録を残してもらっており、一度ももらった事のないのは我が家だけと言う事が判明しました。

但し、我が家だけが特殊だったかというとそうではなく、

  • 契約前はあったが契約後はない
  • 契約後からは毎回もらっている
  • 契約前も契約後も毎回もらっている
  • もらったり、もらわなかったり
  • 議事録がない時は録音していた

といろんな実情が聞こえてきました。

全国的に統一、全てのお施主様に統一するのは中々ハードルの高い事だとは思いますが、議事録を残すことに関しては統一してもらいたいものです。

 

打合せ記録(議事録)がないと…

では、打合せ記録がないと何が起こるか…

  1. 仕様など要望を間違う
  2. 約束した打合せ時間を間違う
  3. 捉え方が違っていると言った言わないの世界での言い分になる
  4. その他、約束事を共有できない

と言った具合に計画自体の根幹を揺るがしかねない事態につながる、お互い非常にリスクのある状態に陥ります。

そうです。誰も得しないのです。

我が家はほぼ毎日メールで担当者とやりとりをしていたので大事にはなりませんでしたが、メールでもエビデンスになるとは言え、リスクである事には変わりません。

 

まとめ

打合せ記録は必須です

三井ホームに限らず、他の住宅会社でも同じですが打合せ記録の役割を理解頂けましたでしょうか。

もちろん、毎回会う度に打合せ記録を全て取っているお施主様は少ないと思います。

※私の経験上の話です。立ち話のみの打合せの場合、どうしても厳かになりがちです。

なくて、大事になったり、問題が起きた際に時間を要したりする事があるので理想は毎回の記録ですが難しい場合は要所要所では必ず共有した方がいいです。

私の場合は自宅の住まい計画の際、仕様書・内部仕上表・各種承認図の品番の違いを数字一桁まで全てチェックし、計画平面図・計画立面図・展開図・電気配線図は全ての線に目を通しました。

もちろん夥しい数の指摘事項でしたがそれはここでは伏せておきます。

唯一、敷地図と設備図は私自身、疎いところもあり殆どチェックしないで工事を終えましたが、それだけチェックしても間違う事があるという事です。

皆さんは議事録をどう言った形で残していますか。

現在計画中の方は是非とも毎回記録を残す事を強くお勧めします。

既に引渡しを終えて、住まわれている方もどの様な打合せだったか、教えて頂けると大変参考になります。

是非、シェアさせて下さい。

 

明日からどうするか

この記事を読んだ方で議事録が中途半端な状態の方は本日よりしっかりと議事録を取るようコミュニケーションを取っていきましょう。

我が家のケースは特異な事は分かりましたが、会社によって・施主によって・担当によっていろんなケースがある事も分かりました。

プロ施主なんて言葉を最近は目にしますが、家造りは殆どの方が初心者です。

要は実務者でない限り、初めての家造りなわけです。

そうでなくても、どんなに専門的な知識や知見・細かい要望を伝えても記録していなければ何にもなりません。

人間、数十分経てば多くの事を忘れています。

それも肝に銘じて、明日から『議事録・議事録…』と唱えて下さい。

 

それでは今回はここまで。

See You Next Time!!

 

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